プライバシーポリシー

　株式会社ほっと不動産（以下「当社」といいます。）は、不動産売買・賃貸の仲介、これに付随するサービス等（以下「当社サービス」といいます。）の提供にあたり、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関係法令・ガイドラインを遵守し、個人情報等を適正に取り扱います。

1. 事業者情報・管理責任者

個人情報取扱事業者：株式会社ほっと不動産

所在地：福岡県福岡市中央区平和３丁目１２－１　イルシオン平和２０２

代表者：代表取締役　浅山 凌

個人情報保護管理責任者：取締役　阿部 翔悟

2. 定義

本ポリシーにおいて、用語は個人情報保護法の定義に従います。主な用語は以下のとおりです。

(1) 個人情報：生存する個人に関する情報であって、氏名等により特定の個人を識別できるもの等（個人識別符号を含む）

(2) 個人データ：個人情報データベース等を構成する個人情報

(3) 保有個人データ：当社が開示等の権限を有する個人データ

3. 取得する情報

当社は、適法かつ公正な手段により、以下の情報を取得します。

(1) 本人から直接取得する情報（例）

・氏名、住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先

・物件の希望条件（エリア、賃料/購入希望額、間取り等）

・勤務先、雇用形態、年収、勤続年数等（申込・契約等に必要な範囲）

・家族構成、同居人情報、緊急連絡先等（同上）

・本人確認書類に関する情報（写しを含む場合があります）（同上）

・その他、申込書、契約書、重要事項説明等の手続に際してご提供いただく情報

(2) コミュニケーションにより取得する情報

・電話、メール、LINE等のメッセージングサービス、対面等でのやり取りの内容、連絡履歴

・外部サービス（引越、ライフライン、リフォーム等）の紹介に関する希望・同意の記録（電磁的方法を含む）

(3) 第三者から取得する情報

当社は、当社サービスの提供に必要な範囲で、紹介元企業、管理会社、オーナー（貸主・売主）、保証会社、他の宅地建物取引業者、指定流通機構、広告媒体その他の第三者から、本人の同意に基づく提供その他法令に従った方法により個人情報等を取得する場合があります。

(4) ウェブサイト等から取得する情報（当社ウェブサイト等を運用する場合）

当社は、当社ウェブサイト等において、アクセスログ、端末情報、IPアドレス、ブラウザ情報等の情報を取得する場合があります。

4. 利用目的

当社は、取得した個人情報等を、以下の目的の範囲内で利用します。

(1) 不動産仲介業務の提供（物件提案、内見調整、申込・契約・引渡し等の各種手続）

(2) 連絡、本人確認、各種ご案内、問い合わせ対応

(3) 管理会社、オーナー、保証会社等との調整・手続（申込、契約、更新、解約等に必要な範囲）

(4) お客様の希望に基づく外部サービス（引越、ライフライン、リフォーム等）の紹介・連携（都度同意を取得した場合に限る）

(5) 顧客紹介元企業との連携（進捗共有等。第5条の範囲・方法に限る）

(6) アフターサポート（解約予告期限のリマインド、住み替え等の状況確認）

(7) 不正行為の防止、紛争対応、権利行使・義務履行、法令遵守

(8) 物件情報の広告掲載（インターネット、チラシ等）および反響対応（取引遂行に必要な範囲）

(9) （売買を行う場合）指定流通機構（REINS）への物件情報の登録、契約成立後の成約情報の通知、同機構データの利用（取引遂行に必要な範囲）

(10) サービス改善、品質向上、統計・分析（個人が特定されない形での集計を含む）

当社は、上記以外の商材・サービスについて、当該個人情報等を用いた営業・マーケティング目的での利用は原則として行いません。

5. 第三者提供

5.1 原則

当社は、個人情報保護法その他法令で認められる場合を除き、個人データを本人の同意なく第三者に提供しません。

5.2 契約・手続上必要な提供（申込・契約等に際して取得する同意に基づく提供を含む）

当社は、当社サービスの遂行に必要な範囲で、以下の第三者に個人データを提供する場合があります。

(1) 提供先の類型：

管理会社、オーナー（貸主・売主）、保証会社（家賃債務保証会社等）、他の宅地建物取引業者、指定流通機構（REINS）、広告掲載業者・団体、金融機関、保険会社（損害保険会社、少額短期保険業者等）、ならびに契約・登記等に関する専門職（弁護士、司法書士、土地家屋調査士等）その他手続上必要な関係先

(2) 提供目的：申込、審査申込（当社が審査を行うものではありません）、契約締結、更新、解約、鍵渡し等の手続、連絡・調整、取引遂行に必要な広告掲載、指定流通機構への登録・通知 等

(3) 提供項目：氏名、連絡先、住所、希望条件、申込情報（勤務先・収入等を含む）、同居人情報、緊急連絡先、本人確認情報、その他当該手続に必要な情報

(4) 提供方法：書面交付、電磁的方法（メール、システム連携等）、対面交付等

5.3 顧客紹介元企業への提供（同意前提・限定提供）

当社は、お客様が紹介元企業から当社を案内されて当社サービスの提供を受ける場合、当該紹介元企業に対し、本人の同意を前提として、以下の範囲で個人データを提供することがあります。

(1) 提供先：お客様の紹介元企業

(2) 提供目的：紹介元企業における紹介業務・付随する支援業務の遂行のための進捗共有

(3) 提供項目（必要最小限）：住居探しの進捗状況、家賃または購入金額（又はそのレンジ）、住所情報（詳細住所ではなくエリア情報を原則）

(4) 提供方法：メール、LINE等の電磁的方法、口頭（電話）等

(5) 同意取得：当社は、申込時または個別の連絡（LINE等を含む）により、提供の範囲を示した上で同意を取得します。

5.4 引越・ライフライン・リフォーム等への提供（都度同意）

当社は、お客様の希望に基づき、引越会社、ライフライン取次会社、リフォーム会社等を紹介する場合、当該事業者への提供項目・提供先を提示した上で、LINE等の電磁的方法によるものを含む明示的な同意を都度取得し、同意の範囲内で個人データを提供します。

5.5 法令等に基づく提供

当社は、法令に基づく場合、生命・身体・財産の保護のために必要で同意取得が困難な場合その他個人情報保護法が認める場合には、本人の同意なく個人データを提供することがあります。

5.6 指定流通機構（REINS）に関する特記事項

当社が、売却依頼を受けて媒介契約を締結した場合、宅地建物取引業法に基づき、その物件情報を指定流通機構（REINS）に登録します。登録された物件情報および成約した場合の成約情報（氏名は含みません）は、指定流通機構の会員業者や公的な団体に提供され、不動産取引の価格査定の根拠としての利用や統計データの作成等のために利用されます。

6. 委託

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合があります（例：CRM/MA等の業務システム、クラウドサービス、書類保管、コール対応等）。

当社は、委託先の選定にあたり適切性を確認し、契約により守秘義務・安全管理措置等を義務付け、必要かつ適切な監督を行います。

7. 共同利用

当社は、現時点で個人データの共同利用は行いません。共同利用を行う場合には、個人情報保護法に従い、必要事項をあらかじめ公表または本人が容易に知り得る状態に置きます。

8. 外国にある第三者・外国での取扱い（該当する場合）

当社は、クラウドサービス等の利用により、外国（主にアメリカ合衆国）に所在する事業者に個人データの取扱いを委託し、または外国にある第三者に個人データを提供する場合があります（委託先等が日本国内サーバ上のデータにアクセスする場合を含みます）。

この場合、当社は個人情報保護法に従い、以下を含む必要な措置を講じます。

(1) 外的環境（当該外国の個人情報保護制度等）を把握した上で、委託先の監督その他の安全管理措置を講じます。

(2) 当該委託先・提供先が「外国にある第三者」に該当し、本人同意が必要となる場合、当社は、法令で求められる情報（当該外国の名称、制度に関する情報、第三者が講ずる措置に関する情報等）を提供した上で同意を取得します。

(3) 上記(1)に関して、委託先・再委託先が所在する外国の名称、および把握した内容に応じて講じた措置の概要を、本人の知り得る状態に置きます（詳細は問い合わせにより回答します）。

当社は、提供先が講ずる個人情報の保護のための措置の実施状況、ならびに当該措置の実施に影響を及ぼすおそれのある当該外国の制度の有無及びその内容を、適切かつ合理的な方法により定期的に確認します。

また、当該措置の実施に支障が生じたときは、必要かつ適切な措置を講じ、当該措置の継続的な実施の確保が困難となったときは、当該外国にある第三者への提供（委託を含みます）を停止します。

9. 安全管理措置

当社は、個人データ等の漏えい、滅失、毀損等を防止し、適切に管理するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置の概要は以下のとおりです。

(1) 組織的安全管理措置：取扱責任者の設置、規程整備、取扱状況の点検、委託先管理

(2) 人的安全管理措置：従業者への教育、秘密保持義務

(3) 物理的安全管理措置：書類・機器の施錠保管、入退室管理、不要となった個人データの適切な廃棄（裁断処理や復元不可能な方法での削除等）

(4) 技術的安全管理措置：アクセス制御、パスワードの定期変更、通信の保護、ログ取得等

(5) 外的環境の把握（該当する場合）：外国での取扱いが生じる場合の制度把握と追加措置

安全管理措置の具体的内容については、本人からの求めに応じて遅滞なく回答します。

加えて、個人データの漏えい等が発生し、個人の権利利益を害するおそれがある場合には、個人情報保護法に従い、個人情報保護委員会への報告および本人への通知等を行います。

10. 保有個人データの開示等の請求

当社は、本人から、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止等の請求（以下「開示等請求」といいます。）を受けた場合、本人確認の上、個人情報保護法に従い適切に対応します。

ただし、法令の定める事由（本人または第三者の生命・身体・財産その他の権利利益を害するおそれがある場合等）に該当する場合は、請求に応じられないことがあります。その際は、理由を付して通知いたします。

(1) 請求方法：下記「12. お問い合わせ窓口」宛にご連絡ください。必要な手続をご案内します。

(2) 本人確認：運転免許証等の提示、その他当社が合理的に必要と判断する方法により行います。

(3)手数料：「利用目的の通知」および「開示」の請求につきましては、当社所定の手数料（1件につき1,000円）を、指定口座への銀行振込により申し受けます。なお、振込手数料はご請求者様にてご負担ください。

11. 第三者提供記録の開示

当社は、個人情報保護法に基づき作成・保存する第三者提供に係る記録（提供・受領を含みます。）について、本人から開示の請求があった場合、法令に従い対応します。

12. お問い合わせ窓口

窓口：株式会社ほっと不動産　個人情報問い合わせ窓口

メール：hot.fudousan@hotre.co.jp

13. 改定

当社は、法令改正、事業内容の変更等に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定後の内容は当社ウェブサイト等に掲示し、または適切な方法で周知します。

制定日：2024年1月1日